Автоматическое создание подзадач из чек-листа в Битрикс24

Описание проблемы

Если вы активно пользуетесь задачами в Битрикс24, то вам часто приходится создавать сразу несколько задач на каждого ответственного. Можно использовать чек-листы и отмечать в них всех ответственных сотрудников, но, если таких сотрудников в одной задаче много, это становится неудобно и противоречит концепции GTD.

GTD - концепция Дэвида Аллена, цель которой - доведение задач до завершения. Один из главных принципов концепции - фиксировать абсолютно все задачи и использовать продуманную систему планирования.

К нам обратился клиент с просьбой автоматизировать создание задач операцию, так как эта операция отнимала  у сотрудников много времени. Требовалось создать функционал, который позволял бы автоматическую генерацию задач из чек-листов, но с сохранением возможности использования стандартных чек-листов.

Нужно было сделать так, чтобы описание из головной задачи переносилось в подзадачи, а ответственным сотрудником и наблюдателем назначались сотрудники из чек-листа.

Что сделано

Генерация имени в подзадачах происходит следующим образом: [название из чек-листа] название пункта чек-листа. Логика не учитывает создание подзадач из стандартных чек-листов (чек-лист 1,2,...). Чтобы функция создания подзадач сработала, нужно переименовать стандартный чек-лист (на изображении чек-лист называется “Встреча”). Так мы смогли сохранить возможность использования стандартных чек-листов.

В подзадачах название чек-листа отражено в квадратных скобках.

В Битрикс24 задачи и чек-листы - это разные сущности, а для работы функционала нужно было их связать между собой. Для этого мы использовали следующее решение:

• автоматически создается highload-блок, в котором хранятся id задачи и id выполняемого агента;
• затем автоматически создается агент, который отрабатывает логику в задаче;
• после завершения удаляется запись из highload и удаляется сам агент;
• в головной задаче все пункты чек-листа отмечаются выполненными.

В результате клиенту удалось сократить время на создание задач. После доработки сотрудникам компании нужно создавать 1 задачу с чек-листом, а подзадачи генерируются системой автоматически. При создании задач переносится описание, ответственные и наблюдатели, а также учитываются поля основной задачи. Файлы, загруженные в задачу и чек-листы при создании не учитываются.

После создания подзадач все пункты чек-листа в головной задаче отмечаются выполненными и задачу можно закрыть.